บางข้อมูลอาจจำเป็นต้องจัดเก็บไว้เพียง Record เดียวเท่านั้น หากเราไม่ป้องกันการคีย์ค่าซ้ำไว้ จะเสียเวลามาตรวจสอบเสมอว่ามีค่าที่กำลังบันทึกอยู่แล้วหรือไม่ แต่ถ้ากำหนดได้ว่าถ้าซ้ำแล้วให้มีข้อความเตือน จะทำให้ประหยัดเวลาในการตรวจสอบได้มาก
ยกตัวอย่างต้องการป้องกันการคีย์ค่าซ้ำในเซลล์ A2:A20
เราสามารถป้องกันการคีย์ค่าซ้ำได้ดังนี้
- คลุมช่วงข้อมูลที่ต้องคีย์ เช่น A2:A20
- เข้าเมนู Data เลือก Validation
- เลือกแถบ Settings
- ที่ Allow เลือก Custom
- ที่ Formula box คีย์สูตร
- =COUNTIF($A$2:$A$20,A2)=1
- เลือกแถบ Error Alert
- ตรง Title box กรอก "คีย์รายการซ้ำ"
- ในช่อง Error message box กรอก "ค่าที่คุณกรอกมีอยู่แล้ว"
- OK
ทดลองคีย์ค่าใด ๆ และทดลองคีย์ค่าซ้ำกัน สังเกตดูผล
