สำหรับ Excel แล้ว สิ่งที่ผู้ใช้จำเป็นต้องทราบเกี่ยวกับประเภทข้อมูลใน Excel คือ
- Excel รองรับข้อมูลแบบใดบ้าง
- การวางตำแหน่งภายในเซลล์ของข้อมูลแบบต่าง ๆ เป็นอย่างไร
Excel รองรับข้อมูลแบบใดบ้าง
ข้อมูลที่คีย์ลงใน Excel สามารถมีได้ 4 รูปแบบคือ
- ข้อมูลประเภทตัวอักษร ได้แก่ตัวหนังสือ เช่น Santipong และตัวเลขที่คีย์เป็นรูปแบบของตัวหนังสือ เช่น 1-23453-6 เป็นต้น
- ข้อมูลประเภทตัวเลข ได้แก่ตัวเลขต่าง ๆ รวมทั้ง วันที่และเวลา
- ข้อมูลประเภทค่าตรรกะ เช่น True, False
- ข้อมูลประเภทค่าผิดพลาด เช่น #N/A, #Ref!, #Div0/! เป็นต้น
การวางตำแหน่งภายในเซลล์ของข้อมูลแบบต่าง ๆ เป็นอย่างไร
หากเรายังไม่ทำการจัดรูปแบบใด ๆ การจัดวางตำแหน่งภายในเซลล์ของข้อมูลประเภทต่าง ๆ ตามข้างต้น จะเป็นดังตารางด้านล่าง
| ประเภทข้อมูล | การวางตำแหน่งในเซลล์ | ตัวอย่าง |
| ข้อมูลประเภทตัวอักษร | ชิดซ้ายเซลล์ | Santipong |
| ข้อมูลประเภทตัวเลข | ชิดขวาเซลล์ | 1000 |
| 30/11/2010 | ||
| 6:59 | ||
| ข้อมูลประเภทค่าตรรกะ | อยู่ตรงกลางเซลล์ | True |
| ข้อมูลประเภทค่าผิดพลาด | อยู่ตรงกลางเซลล์ | #Div/0! |
การที่เราทราบว่าข้อมูลแต่ละประเภทวางตรงตำแหน่งใดของเซลล์มีความสำคัญมาก เนื่องมาจากว่าหากเรานำข้อมูลเหล่านี้ไปเข้าสูตรหรือฟังก์ชั่นการค้นหาต่าง ๆ เพื่อใช้ค้นหาข้อมูลจากแหล่งอื่น ๆ เราสามารถจะค้นหาข้อผิดพลาดได้ง่าย
ยกตัวอย่างเช่น เรานำข้อมูลที่เป็นตัวอักษรไปค้นหาข้อมูลด้วยฟังก์ชั่น Vlookup หรือ Match ที่มีรูปแบบเป็นตัวเลขจะได้ค่าผิดพลาด #N/A แสดงว่าหาไม่พบ เนื่องจากเป็นข้อมูลต่างประเภทกัน ปกติการค้นหาข้อมูลจะต้องใช้ข้อมูลแบบเดียวกันถึงจะสามารถค้นหากันได้
อีกประการหนึ่ง กรณีเราเห็นข้อมูลที่เป็นตัวเลขซึ่งต้องชิดขวาของเซลล์เสมอ แต่หากเมื่อไปชิดซ้ายเซลล์ทั้ง ๆ ที่เรายังไม่ได้ทำการจัดรูปแบบใด ๆ แล้ว เราสามารถทราบได้ทันทีว่าข้อมูลนี้ไม่ใช่ตัวเลข จะได้หาทางจัดการให้เป็นตัวเลขต่อไป
สิ่งสำคัญที่จะลืมไปเสียไม่ได้ในการเริ่มทำงานใด ๆ กับ Excel คือเรื่องการจัดรูปแบบต่าง ๆ ควรจะทำหลังสุด หลังจากได้มีการทำเรื่องอื่น ๆ เรียบร้อยแล้ว เพื่อจะได้ไม่เป็นประเด็นให้ต้องทำงานซ้ำ ๆ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น