คำแนะนำการใช้งาน Excel สำหรับผู้เริ่มต้น

โปรแกรม Microsoft Excel นับเป็นโปรแกรมที่มีความสามารถสูงและยืดหยุ่นต่อการใช้งานเป็นอย่างมาก ไม่ว่าผู้เริ่มต้นหรือผู้เชี่ยวชาญในระดับใด ๆ ก็ตามก็สามารถใช้ประโยชน์จาก Microsoft Excel ได้ทั้งสิ้น ไม่ว่างานเล็ก ๆ เช่นเก็บข้อมูลส่วนตัว หรืองานใหญ่ ๆ ที่สำคัญ ๆ เช่นการติดต่อกับฐานข้อมูล Data Warehouse การทำ Business Intelligence (BI) โดยมี Add-ins เช่น PowerPivot ก็สามารถนำ Excel ไปใช้ในการแสดงผลและวิเคราะห์ข้อมูลได้ ทำให้การดูข้อมูลและรายงานในมุมมองต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดายเพียงแค่คลิกเท่านั้น

ในองค์กรธุรกิจโดยส่วนใหญ่ แม้จะมีทางเลือกในการใช้เครื่องมือต่าง ๆ สำหรับการเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สรุปผลเพื่อทำรายงานเสนอต่อผู้บริหารในการตัดสินใจ ก็มักจะมี Microsoft Excel เป็นเครื่องมือลำดับต้น ๆ ที่ถูกพิจารณานำมาใช้อยู่เสมอ ด้วยเหตุผลหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นสร้างความคุ้นเคยได้ง่าย มีเครื่องมือให้ใช้มากชนิดจนไม่สามารถเรียนรู้ได้หมด สามารถเพิ่มความสามารถได้ไม่จำกัด เป็นต้น

ดังที่เห็นตามข้างต้นว่า Microsoft Excel มีความสามารถในการใช้งานมากมายและสร้างความคุ้นเคยได้ง่าย แต่หากผู้ใช้งานไม่ได้ทำความเข้าใจหรือมักจะเลยบางเรื่อง ทำให้การใช้งานไม่ราบรื่นหรือเกิดสะดุดขึ้นมาได้ จึงขอแนะนำหลักการพื้นฐานบางประการที่ช่วยให้ผู้เริ่มต้นสามารถใช้ Excel ได้ราบรื่นขึ้น ดังนี้

1. เมื่อมีการคีย์ค่าใด ๆ ลงในเซลล์ไม่ว่าจะเป็นค่าคงที่หรือสูตร เมื่อเสร็จสิ้นการคีย์ให้กดแป้น Enter แทนการคลิกเมาส์ที่เซลล์อื่น การ Enter เป็นการบอกโปรแกรมว่าสิ้นสุดการกรอกข้อมูล ผู้ใช้งานหลายท่านมักจะคลิกเมาส์ไปยังเซลล์อื่นเพื่อแสดงการสิ้นสุดการกรอกข้อมูล ซึ่งการทำเช่นนั้นทำให้ค่าที่คีย์ลงไปได้รับผลกระทบหากคีย์เป็นสูตรหรือ Function เพราะโปรแกรมถือว่าการคลิกเซลล์อื่นเป็นการระบุ Argument หรือส่วนประกอบลงในสูตรและการกรอกข้อมูลในครั้งนั้น ๆ ยังไม่สิ้นสุด
2. การ Copy ข้อมูลจากต้นทางไปยังปลายทาง สำหรับ Excel แล้วสามารถเลือก Copy ได้หลายอย่าง ยกตัวอย่างเช่น Copy ไปเฉพาะสูตร, Copy ไปเฉพาะรูปแบบ, Copy ไปเฉพาะความกว้างคอลัมน์, Copy ไปเฉพาะค่า, Copy ไปเฉพาะ Comments, Copy ไปเฉพาะ Validation เป็นต้น ดังนั้น แทนที่จะ Copy แล้ววางทั้งหมดให้ลองนึกดูว่าเราจะวางอะไรลงไปเพื่อจะได้ไม่ต้องมาปรับปรุงในภายหลัง หากไม่ใช่การวางทั้งหมดให้เลือกวางแบบพิเศษ หรือ Paste Special แทน การวางแบบ Paste Special ให้คลิกขวายังเซลล์เป้าหมายแล้วเลือก Options การวางตามต้องการ จะช่วยลดเวลาในการปรับปรุงในภายหลัง
3. พยายามสังเกตทุกการกระทำกับ Worksheet ที่ Status bar ตามภาพด้านล่าง ซึ่งจะเป็นข้อมูลแจ้งให้กับผู้ใช้ทราบว่าให้ทำการใด ๆ เพื่อผลลัพธ์ใด ๆ สำหรับ Status bar นี้มีประโยชน์ในการทำงานกับ Excel มาก
   
4. ให้ระมัดระวังในการลบชีท เนื่องจากเมื่อลบแล้วไม่สามารถ Undo ได้ กรณีได้เผลอลบไปแล้วและยังไม่ได้ Save ให้ปิดไฟล์ไปก่อนแล้วเปิดมาใหม่ แต่การทำเช่นนี้ข้อมูลที่ยังไม่ได้ Save จะสูญหายไปทั้งหมด แต่ก็ยังดีกว่าสูญเสียข้อมูลสำคัญในชีทที่ลบออกไป
5. กรณีต้องการดูผลการคำนวณเร็ว ๆ โดยไม่จำเป็นต้องคีย์ฟังก์ชั่นหรือสูตรการคำนวณขึ้นมาเอง ให้คลุมพื้นที่ที่ต้องการดูผลลัพธ์แล้วสังเกตมุมขวาล่างของหน้าต่าง Excel จะมีผลของการนับ การเฉลี่ยและการรวมมาให้ โดย 3 ค่าดังกล่าวเป็นค่าเริ่มต้นหรือค่า Default สามารถเพิ่มหรือลดโดยการคลิกขวาลงบน Status Bar แล้วทำเครื่องหมายหน้า Option การแสดงผลที่ต้องการ Aggregate Function
6. การ Lock เซลล์ ด้วยเครื่องหมาย $ สำหรับการอ้างอิงใน Excel จะใช้เครื่องหมาย $ เป็นเครื่องชี้ว่าเป็นการอ้างอิงลักษณะใดซึ่งแบ่งออกเป็น
   1. การ Lock คอลัมน์
   2. การ Lock บรรทัด
   3. การ Lock ทั้งคอลัมน์และบรรทัด
   4. ไม่ Lock ทั้งคอลัมน์และบรรทัด

ยกตัวอย่างเช่น

=$A$1 เป็นการ Lock ทั้งคอลัมน์และบรรทัด หาก Copy A1 ไปวางในเซลล์ใด ๆ ค่าผลลัพธ์ที่ได้จะเท่ากับค่าใน A1 เสมอ

=A$1 เป็นการ Lock บรรทัดที่ 1 แต่ไม่ได้ Lock คอลัมน์ หาก Copy A1 ไปวางที่เซลล์ใด ๆ ค่าผลลัพธ์จะอ้างถึงค่าในบรรทัดที่ 1 เสมอแต่คอลัมน์จะผันแปรไปตามเซลล์ปลายทางที่นำไปวาง

=$A1 เป็นการ Lock คอลัมน์แต่ไม่ได้ Lock บรรทัด หาก Copy A1 ไปวางที่เซลล์ใด ๆ ผลลัพธ์จะอ้างถึงค่าในคอลัมน์ A เสมอแต่บรรทัดจะผันแปรไปตามเซลล์ปลายทางทีนำไปวาง

=A1 เป็นการไม่ Lock ทั้งคอลัมน์และบรรทัด หาก Copy A1 ไปวางที่เซลล์ใด ๆ ผลลัพธ์จะอ้างถึงค่าในคอลัมน์ และบรรทัดที่ผันแปรไปตามเซลล์ปลายทางทีนำไปวาง

จาก 6 ข้อที่กล่าวมาข้างต้น จะเป็นเครื่องอำนวยความสะดวกให้กับผู้เริ่มต้นใช้ Excel ได้ใช้งานอย่างราบรื่นและสนุกสนาน ลดความกังวลเกี่ยวกับการตอบสนองของ Excel ไปได้หลายประการ อย่างไรก็ตาม การใช้งาน Excel ให้ได้อย่างแคล่วคล่องต้องผ่านการฝึกปฏิบัติบ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นการใช้งานปกติตามเมนู หรือการเขียนฟังก์ชั่นการคำนวณต่าง ๆ ซึ่ง Excel ได้เตรียมไว้ให้จำนวนมาก เมื่อฝึกปฏิบัติบ่อย ๆ แล้วจะเกิดความชำนาญและใช้งาน Excel ได้อย่างไร้ขีดจำกัด