หน้าเว็บ

วันอาทิตย์ที่ 9 พฤศจิกายน พ.ศ. 2551

เทคนิคระดับเทพ

ผมทราบว่าหลายท่านรอคอยที่จะให้ผมเขียนทิป เทคนิคในการทำงานกับ Excel และนี่ก็เป็นบางส่วนที่ช่วยให้การทำงานกับ Excel เต็มไปด้วยความสนุกสนาน และหากใครต้องการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Microsoft Excel ความรู้ตามด้านล่างนี้เป็นสิ่งที่ท่านควรทราบ เพราะจะทำให้ท่านทำงานได้อย่างรวดเร็วในการจัดการกับข้อมูลใน "ระดับเทพ" สำหรับเทคนิคตามด้านล่างนี้ใช้กับ Excel 2003 เป็นหลักครับ

Rainbow การเลือกข้อมูล

  1. เราสามารถเลือกเซลล์ที่ไม่ติดกันโดยคลิกเซลล์แรกของข้อมูลแล้วกดแป้น Ctrl ในขณะที่คลิกเซลล์อื่น ๆ หรือลากคลุมช่วงเซลล์อื่น ๆ
  2. การเลือกเซลล์ว่างในพื้นที่ใด ๆ ให้คลุมพื้นที่แล้วคลิกเมนู Edit > Go To > Special > Blanks > OK
  3. การเลือกพื้นที่ที่มีขนาดใหญ่อย่างง่าย ๆ เพียงแต่คลิกเซลล์ที่อยู่มุมสุดของด้านใดด้านหนึ่ง แล้วเลื่อนหน้าจอไปหาตำแหน่งมุมตรงกันข้าม กดแป้น Shift ค้างไว้ แล้วคลิกเซลล์ที่อยู่มุมสุด
  4. เราสามารถเลือกได้ว่าหลัง จาก Enter แล้วจะให้เลื่อนไปยังเซลล์ใด โดยการเข้าไปที่เมนู Tools > Options > Edit > ภายใต้ Move selection after Enter หัวข้อ Direction สามารถเลือกกำหนดได้ตามต้องการ
  5. การเข้าถึงข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง เช่น พื้นที่ว่าง วัตถุ หรือเซลล์สุดท้าย สามารถคลิกเมนู Edit > Go To > Special > เลือก Option ที่ต้องการ

Rainbow การแก้ไขข้อมูล

  1. เราสามารถแก้ไขข้อมูลได้ด้วยการดับเบิ้ลคลิกลงในเซลล์แทนการแก้ไขจาก Formula bar
  2. หากไม่ต้องการแก้ไขโดยตรงในเซลล์ ให้คลิกเมนู Tools > Options > Edit > ปลดเครื่องหมายตรง Edit directly in cell
  3. การ Run ตัวเลขทำได้โดยเลือกเซลล์ที่มีตัวเลข > กดแป้น Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกจุดจับเติม(มุมขวาล่างของเซลล์) แล้วลากตามต้องการ
  4. การ Run สัปดาห์, ไตรมาส หรือรายการอื่น ๆ สามารถเลือกรายการแรกแล้วคลิกจุดจับเติมค้างไว้แล้วลากตามต้องการ
  5. เราสามารถสร้างรายการให้ Excel เติมข้อมูลอัตโนมัติเมื่อคลิกลากโดย เข้าเมนู Tools > Options > Custom Lists
  6. มหัศจรรย์การคลิกขวา เราสามารถคลิกขวาที่เซลล์, วัตถุ, กราฟ หรือพื้นที่ใด ๆ บนหน้าต่าง Excel จะมีเมนูคำสั่งให้เลือก ซึ่งมีประโยชน์อย่างมากมาย สุดยอดครับ ลองเล่นดู
  7. เราสามารถกำหนดให้ Excel เติมข้อมูลให้ตามต้องการโดยการคลิกขวาค้างที่จุดจับเติมแล้วลากเมื่อปล่อยเมาส์จะเห็นเมนูคำสั่งให้เลือก
  8. เมื่อทำการเติมข้อมูลอัตโนมัติ Excel สามารถที่จะเพิ่มทั้่งไตรมาสและปีได้ในขณะเดียวกัน เช่น 1Q93, Q193, 1st Qtr 93, 1st Quarter 1993 เจ๋งสุด ๆ
  9. เราสามารถลบช่วงข้อมูลได้ง่าย ๆ ด้วยเมาส์ด้วยการกด Shift ขณะที่ลากจุดจับเติมขึ้นบนหรือไปทางซ้ายของช่วงข้อมูลที่เลือกไว้
  10. เราสามารถแยกข้อมูลที่อยู่ในเซลล์เดียวกันเป็นหลายคอลัมน์ด้วยการเข้าเมนู Data > Text to Colums > เลือก Option ในการแยกข้อมูล อันนี้ทดลองเล่นเยอะ ๆ เซียนจะเรียกท่านว่าเพื่อน (แค่เพื่อนก่อน)
  11. การแทรกเซลล์ว่างอย่างรวดเร็วสามารถกดแป้น Shift ขณะคลิกลากจุดจับเติมลงด้านล่าง
  12. สามารถดูชื่อทั้งหมดที่เรากำหนดให้กับช่วงข้อมูลโดยการคลิกที่ Name box บน Formula bar ยกเว้นชื่อที่ท่านเขียนแบบกำหนดให้ยืดหยุ่นได้ตามปริมาณข้อมูล
  13. สามารถตรวจสอบการสะกดได้โดยการกดปุ่ม F7
  14. นอกจากปุ่ม Cut แล้วเราสามารถเลื่อนเซลล์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการด้วยการคลิกค้างที่ขอบเซลล์ แล้วลาก ถ้าต้องการ Copy ก็ให้กด Ctrl ค้างไว้
  15. สามารถแก้ไขเซลล์ได้พร้อมกันหลาย Sheet ด้วยการกดแป้น Ctrl ค้างไว้แล้วเลือก Sheet ที่ต้องการแล้วแก้ไขข้อมูล
  16. การ Back up ข้อมูลทุกครั้งที่ Save ในหน้าต่าง Save as เลือก Tools > General Options > เลือก Always create backup

Rainbow การกำหนดรูปแบบข้อมูล

  1. การย่อหน้าสามารถสามารถใช้คลิกปุ่ม Increase Indent และ Decrese Indent จากปุ่ม Indent บน Formatting toolbar ถ้าไม่ทราบว่าปุ่มไหน เล็งไว้สักปุ่ม ลองเอาเมาส์ชี้จะเห็น Tools tip แล้วเชิญเลือกอันที่ใช่ครับ
  2. วิธีการง่าย ๆ ในการกำหนด Style โดยใช้ไฟล์อื่นเป็นต้นแบบ คือการ Copy รูปแบบเซลล์มาวางในไฟล์ที่สร้างใหม่
  3. คลิกขวาที่หัวคอลัมน์หรือหัวแถวจะมีคำสั่งมาให้เลือก สามารถกำหนดความกว้าง ความสูง ซ่อน ยกเลิกการซ่อน
  4. ถ้าดับเบิ้ลคลิกปุ่ม Format Painter จะสามารถเลือกกำหนดรูปแบบพื้นที่อื่นไปได้เรื่อย ๆ ไม่ต้องทำไปคลิกไป
  5. การตรึงแถวเพื่อให้เห็นหัวคอลัมน์สามารถเลือกแถวด้านล่างแล้วเข้าเมนู Window > Freeze Panses
  6. ใครมีตารางฟังทางนี้ ท่านสามารถเลือกใช้รูปแบบตารางโดยใช้รูปแบบที่ Excel มีมาให้ด้วยการเข้าเมนู Format แล้วเลือก AutoFormat จะได้ไม่ต้องกำหนดเองให้เมื่อย ถ้าไม่เมื่อยก็แล้วไป ไม่ว่ากัน
  7. การกำหนดรูปแบบตัวอักษรในการเริ่มต้นทำงานกับ Excel เข้าเมนู tools > Options > General > กำหนดตามต้องการเลยครับพี่น้อง
  8. การเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรเสียใหม่ทั้่งไฟล์ให้เข้าเมนู Format > Style > เปลี่ยน Normal Style เป็นรูปแบบที่ท่านพึงปรารถนา
  9. การ แปลงรูปแบบข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจาก HTML ให้เลือกข้อมูล > เข้าเมนู Data > Text To Tolumns > ดำเนินการไปตามที่่่ท่านเห็นว่าสมควร
  10. การจัดกลุ่มแถวและ คอลัมน์อย่างง่าย ๆ ทั้งแสดงและซ่อน ให้เลือกแถวและคอลัมน์ จากนั้นเข้าเมนู Data > Group and Outline > Group > Rows/Column (หมายถึงเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง อย่าพาซื่อไปหาเมนู Rows/Column ล่ะ)
  11. การกำหนดตัวเลขให้แสดงเป็นหลักพันหรือหลักล้าน เลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ > เข้าเมนู Fomat > Cells > Custom > ในช่อง Type: คีย์ #, หรือ 0, เพื่อแสดงหลักพัน หากคีย์ #,, หรือ 0,, จะแสดงหลักล้าน
  12. ใครทำงานกับบริษัท Inter มักจะกำหนด Dollar sign ให้กับตัวเลข วิธีการง่าย ๆ คือคีย์ $ แล้วตามด้วยตัวเลข ไม่ต้องเข้าไปกำหนดทีหลังให้เมื่อย
  13. คีย์ตัวเลขแล้วตามด้วย % ก็จะเป็นการกำหนดรูปแบบ % ให้ตัวเลขเช่นกัน
  14. การกำหนดตัวเลขที่เป็นลบให้เป็นสีแดงให้เข้าเมนู Format > Cells > แถบ Number เลือก Number หรือ Currency แล้วเลือก red format ภายใต้ Negative numbers

Rainbow ตารางและรายงานกราฟใน PivotTable

  1. เปลี่ยนชื่อให้กับ Field ใน PivotTable ด้วยการคลิก Field แล้วก็คีย์เปลี่ยนเลยครับ ง่ายสุด ๆ
  2. การเลื่อน Legend บน PivotChart ให้เข้าเมนู Chart > Chart Options > บนแถบ Legend เลือกตำแหน่งที่ต้องการ
  3. สามารถ กำหนดรายงาน PivotTable โดยการคลิกเลือก Format Report จากเครื่องมือ PivotTable ถ้าไม่มีให้เข้าเมนู View > Toolbars > PivotTable
  4. เราสามารถลาก Field ใน PivotTable ไปในตำแหน่งที่้ต้องการได้โดยไม่ต้องเข้าเมนู PivotTable Wizard
  5. สามารถลดพื้นที่ของ PivotTable โดยการลากบางแถวหรือบางคอลัมน์ไปไว้ที่ Page field
  6. การแสดงหรือซ่อนรายละเอียดข้อมูลใน data area ของ PivotTable ด้วยการดับเบิ้ลคลิกเซลล์ในตารางที่ต้องการจะซ่อนหรือแสดงรายละเอียด
  7. สามารถย้ายบรรทัดหรือคอลัมน์ได้โดยการคลิกขอบเซลล์แล้วลาก
  8. การเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูลสามารถทำให้ตาราง PivotTable เป็นปัจจุบันได้โดยคลิกขวาในตาราง PivotTable แล้วเลือก Refresh หรือคลิกปุ่ม Refresh ที่ PivotTable toolbar

Rainbow ฟังก์ชั่นและสูตร

  1. ถ้าต้องการตัวช่วยในการเลือกฟังก์ชั่นและระบุส่วนประกอบฟังก์ชั่นมาให้พร้อม ให้คลิก fx บน Formula bar
  2. เราสามารถกดแป้น Alt+เครื่องหมาย = แทนการคลิกเครื่องหมาย AutoSum
  3. การ Copy สูตรในเซลล์ปัจจุบันไปยังเซลล์อื่น ๆ ที่เืลือกไว้ให้กดแป้น F2 ตามด้วย Ctrl+Enter
  4. การทำ Subtotal สามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยการเลือกเซลล์ใด ๆ ในช่วงข้อมูล > เข้าเมนู Data > Subtotal
  5. หาก ต้องการลดค่าของเซลล์ในพื้นที่ที่เลือกลง 10 เปอร์เซ็นต์ ให้คีย์ 0.9 ในเซลล์ใด ๆ > เข้าเมนู Edit > Copy > คลุมพื้นที่เป้าหมาย > เข้าเมนู Edit > Paste Special > Multiply

หลังจากที่อ่านมาจนถึงบรรทัดนี้ โปรดทราบว่า เซียนเรียกท่านว่า "พี่" ไปในช่วงที่ท่านกำลังอ่านถึงกลาง ๆ หน้าแล้วครับ Winking smile

10 ความคิดเห็น:

WWW กล่าวว่า...

สุดยอดเลย
ขั้นเทพจริงๆ

ดูจากสถิติเห็ว่าหายไปนานแล้ว
แต่ก็จะรอติดตามผลงานค่ะ

คนควน กล่าวว่า...

ขอบคุณครับ ยังไม่หายไปไหนครับ ว่าง ๆ จะมาเขียนเพิ่มครับ

Unknown กล่าวว่า...

อาจารย์อยากรู้ออฟชั่นในเวอร์ชั่น 2007 ,yj'8iy[

Unknown กล่าวว่า...

ขอบคุณครับ

ไม่ระบุชื่อ กล่าวว่า...

อยากทราบว่าการเก็บข้อมูล แบบอัตโนมัติทำยังไงค่ะ
คือทำฟอร์มขายไว้sheet1 และให้เก็บข้อมูลsheet2 แบบอัตโมัติค่ะ
แบบสะสมไว้ค่ะ คือถ้าคีย์ที่ฟอร์มขายครั้งที่2 อยากให้ที่คีย์ครั้งที่1 ยังอยู่คะเพื่อเอาไว้สรุป ทีหลังคะ
ทำได้ไหมค่ะ

Santipong Nasui กล่าวว่า...

การทำเช่นนั้นต้องใช้ VBA เข้ามาช่วยครับ VBA ต้องเขียนเอง ติดตรงไหนสามารถถามกันได้ที่ http://www.snasui.com ครับ

Icecat Tez กล่าวว่า...

สุดยอดมากครับ ผมชอบexcel แต่ไม่เก่งมาเจอเวปนี้ทำให้ดีใจมากๆครับจะ ได้เอาไว้ศึกษา ขอบคุณมากๆสำหรับการแบ่งปัน

ไม่ระบุชื่อ กล่าวว่า...

เรียน อาจารย์
รบกวนหน่อยค่ะ ปกติเวลาใช้ filter กรองข้อมูลแล้วเราต้องการทราบจำนวนข้อมูลที่ซ้ำ จะสามารถดูได้ที่มุมล่างซ้าย เช่น 20 จาก 300 แต่ตอนนี้มันหายไป จะตั้งค่าอย่างไรคะ
ขอบคุณค่ะ

chularat kiatbumroong กล่าวว่า...

อาจารย์คะ ขอทราบเทคนิคแปลตัวเลขภาษาไทย เช่นหนึ่งพันสองร้อยห้าสิบบาทถ้วน ให้แปลเป็นภาษาอังกฤษ คือ One thousand two hundred and fifty only อัตโนมัติ ต้องใช้ function ไหนอาจารย์พอจะทราบเทคนิคไหมคะ

Santipong Nasui กล่าวว่า...

การแปลงเป็นคำอ่านภาษาอังกฤษไม่มีฟังก์ชั่นสำเร็จให้ใช้ครับ ต้องใช้ Add-ins หรือเขียน VBA เข้าไปช่วย ดูได้ตาม Link นี้ครับ http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;213360