คัดลอกข้อมูลที่ระบายสีไปไว้ในไฟล์ใหม่

Excel ไม่มีสูตรสำหรับดึงข้อมูลโดยการใช้สีของเซลล์มาเป็นเงื่อนไข โดยทั่วไปแล้วเมื่อต้องการจะดึงข้อมูลตามสีจะต้องหาให้ได้ว่าเราใช้เงื่อนไขใดในการกำหนดสีนั้น ๆ ให้ระบุเงื่อนไขดังกล่าวเอาไว้อีกคอลัมน์แล้วค่อยใช้คอลัมน์นั้นเป็นตัวช่วยในการดึงข้อมูลด้วยสูตร ไม่เช่นนั้นเราจำเป็นต้องพึ่งพา VBA เข้ามาจัดการ

Video ด้านล่างนี้สาธิตการดึงข้อมูลเฉพาะที่ระบายสีเซลล์ไปไว้ในไฟล์ใหม่ โดยมีหลักการคือ หาเซลล์ใด ๆ ที่ไม่มีสีมาใช้เป็นตัวเปรียบเทียบ จากนั้นจะทำการวนลูปไปยังแต่ละเซลล์ในพื้นที่เป้าหมายเพื่อตรวจสอบว่ามีค่าสีเป็นค่าเดียวกับเซลล์ที่ใช้เปรียบเทียบหรือไม่ หากไม่ใช่แสดงว่าเป็นเซลล์ที่มีสี โปรแกรมก็จะเก็บข้อมูลทั้งบรรทัดไว้ไปในไฟล์ใหม่

Video แสดงการคัดลอกข้อมูลที่ระบายสีไปไว้ในไฟล์ใหม่

การรวมข้อมูลจากหลายชีตมาไว้ในชีตเดียวอย่างง่ายและเร็ว

ข้อมูลชนิดเดียวกันที่แยกกันอยู่คนละชีตจะขาดความสะดวกในการนำมาจัดทำรายงาน เพื่อให้ง่ายและสะดวกต่อการนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้งานต่อ จึงควรจะนำข้อมูลเหล่านั้นมาเรียงต่อกันในชีตเดียวเสียก่อน  VDO ด้านล่างนี้แสดงวิธีการรวมข้อมูลที่มีรูปแบบเดียวกันจากหลาย ๆ ชีต มาวางเรียงต่อกันในชีตเดียว ที่ไม่จำเป็นต้องพึ่งพาสูตรที่ซับซ้อนและไม่ต้องพึ่งพาการเขียน Code VBA เข้ามาจัดการแต่อย่างใด เป็นการใช้ประโยชน์จาก Clipboard ซึ่งเป็นหน่วยความจำชนิดหนึ่งที่สามารถจัดเก็บข้อมูลที่เราคัดลอกเอาไว้ได้ โดยสามารถจัดเก็บได้ถึง 24 ชุดข้อมูล และเราสามารถนำข้อมูลที่จัดเก็บไว้ใน Clipboard ทั้งหมดมาวางยังปลายทางพร้อมกันในคราวเดียว

VDO แสดงการรวมข้อมูลจากหลายชีตอย่างง่ายและเร็ว

การ Run ตัวเลขแบบเว้นบรรทัดใน Excel

การ Run ตัวเลขให้ต่อเนื่องกันไปโดยไม่เว้นบรรทัดนั้นสามารถทำได้หลายวิธี หนึ่งในนั้นคือคีย์ตัวเลขเริ่มต้นแล้วนำเมาส์ไปชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ (จนปรากฎเครื่องหมาย +) จากนั้นคลิกขวาค้างแล้วลากไปทิศที่ต้องการ เมื่อปล่อยเมาส์จะมี Option ให้เลือกว่าต้องการจะทำสิ่งใด ในเมนูย่อยนั้นก็จะมี Fll Series ซึ่งเป็นการ Run ตัวเลขอยู่ด้วย เมื่อเลือก Fill Series แล้วก็จะเติมตัวเลขตามลำดับให้อัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับว่าเราลากไปทิศทางใด หากไปทางขวาและลงด้านล่าง จะเป็นการ Run แบบเพิ่มตัวเลขไปครั้งละ 1 หากลากไปด้านซ้ายหรือขึ้นด้านบนจะเป็นการ Run แบบลดตัวเลขไปครั้งละ 1

กรณีที่ต้องการ Run ตัวเลขแบบเว้นบรรทัดนั้นมีเทคนิคเพิ่มขึ้นอีกนิดตรงที่ว่า ต้องการจะเว้นกี่บรรทัดก็ให้คลุมตัวเลขเริ่มต้นและคลุมเซลล์ว่างไปตามจำนวนที่ต้องการเว้น

ยกตัวอย่างเช่นต้องการให้ข้อมูลเป็นตามภาพด้านล่าง

จะเห็นได้ว่า Run ตัวเลขที่บรรทัดที่ 1, 3, 5, 7, 9 โดย Run แบบเว้น 1 บรรทัด  สามารถทำดังนี้ครับ

1. ที่ A1 คีย์ 1
2. ลากเมาส์คลุม A1:A2 (A2 เป็นช่องว่าง เพราะต้องการเว้น 1 บรรทัด)
3. ชี้ไปยังจุดจับเติม (มุมขวาล่างของ A2 เมื่อนำเมาส์ไปชี้แล้วเป็นเครื่องหมาย +)
4. คลิกจุดจับเติมแล้วลากไปด้านล่างตามต้องการ

หากต้องการเว้น 3 บรรทัดก็ให้คลุม A1:A4 โดย A2:A4 เป็นเซลล์ว่างจากนั้นทำตามข้อ 3-4 ด้านบนก็จะได้ตัวเลขที่ Run แบบเว้นบรรทัดว่าง 3 บรรทัดตามต้องการ

เทคนิคการ Copy เซลล์ใด ๆ ไปวางในพื้นที่ขนาดใหญ่อย่างรวดเร็ว

การ Copy เซลล์ใด ๆ แล้วนำไปวางในพื้นที่ขนาดใหญ่ที่เกินกว่า 1 หน้าจออาจจะทำให้เกิดความยุุ่งยากลำบากและเสียเวลา การทำงานลักษณะนี้เราสามารถใช้เทคนิคเข้ามาช่วยได้ครับ

ยกตัวอย่างเช่น Copy เซลล์ B2 ไปวางยังช่วงเซลล์ B5:B35000 สามารถทำดังนี้ครับ

1. คลิกขวาที่เซลล์ B2 > Copy
2. คลิกที่ Name Box ตามภาพ
   
3. คีย์ B5:B35000
4. กดแป้น Enter > กดแป้น Enter ซ้ำอีกครั้ง

การ Copy หลายๆ ครั้งแล้ว Paste

Microsoft Office 2003 เป็นต้นมา เพิ่มความสามารถที่โดดเด่นหลายประการ ประการหนึ่งที่สำคัญมาก คือ การเก็บข้อมูลไว้ใน Clipboard ซึ่งเป็นเสมือนความจำสำรอง โดยสามารถเก็บความจำที่ทำการ Copy ไว้ได้ถึง 24 ครั้ง เป็นประโยชน์ต่อการทำงาน ช่วยประหยัดเวลาในทำงานได้มากทีเดียว

การใช้งานก็สามารถพลิกแพลงได้มากมาย เป็นต้นว่าสามารถ Copy จากการ Filter เฉพาะข้อมูลที่ต้องการ แล้วค่อยวางทีเดียว หรือ Copy จาก Microsoft Office ด้วยกัน เช่น Word แล้วไปวางใน PowerPoint หรือ Excel หรือกลับกัน

นอกจากนี้ยังสามารถ Copy จาก Application ใดๆ ก็ได้เพื่อที่จะนำไปวางใน Microsoft Office เพียงแต่ต้องเปิด Clipboard ไว้ก่อนเท่านั้น

การเปิด Clipboard สามารถทำได้ดังนี้

1. เข้า Microsoft Office > เลือกข้อมูลที่ต้องการ > กดแป้น Ctrl+C,C
2. คลิกเมนู Edit > Office Clipboard

จากนั้นก็สามารถ Copy ข้อมูล, ภาพ ได้เรื่อย ๆ ไม่เกิน 24 ครั้ง หากเกิน 24 ครั้ง ข้อมูลที่ Copy มาในครั้งแรกสุดจะถูกทับด้วยข้อมูลครั้งถัดมา โดยทุกการ Copy จะถูกเก็บไว้ใน Clipboard เราสามารถเลือกข้อมูลที่ Copy มาวางใน Microsoft Office ใด ๆ ได้ตามต้องการโดย ลดการ Copy และ Paste เป็นครั้ง ๆ ไปเนื่องจากสามารถเลือกวางทุกข้อมูลที่เก็บอยู่ใน Clipboard ได้พร้อมกันทีเดียว

ลองทดสอบเล่นดูครับ