การแทรกบรรทัดว่างระหว่างข้อมูล

กรณีที่มีข้อมูลเรียงต่อเนื่องกันไปลงด้านล่างแล้วต้องการจะแทรกบรรทัดว่างระหว่างแต่ละบรรทัดของข้อมูล โดยเลือกที่จะกำหนดได้ว่าจะให้แทรกกี่บรรทัด นอกจากจะใช้สูตรและ VBA แล้ว เราสามารถใช้เทคนิคการจัดเรียงเข้ามาช่วยได้ครับ ดังตัวอย่างภาพด้านล่าง ฝั่งซ้ายของภาพจะเป็นข้อมูลก่อนแทรกบรรทัด ฝั่งขวาของภาพจะเป็นการแทรกบรรทัดว่าง 3 บรรทัดระหว่างข้อมูลเดิม

มีวิธีการดังนี้

1. เพิ่มคอลัมน์ช่วยและให้เลขลำดับกับข้อมูลเดิมโดย
   1. ที่เซลล์ E1 คีย์คำว่า “No” หรือคำใด ๆ ตามต้องการเพื่อใช้สำหรับการจัดเรียง
   2. ที่เซลล์ E2:E5 คีย์เลข 1-4
   3. คัดลอก E2:E5 แล้ววางต่อเนื่องลงไปด้านล่างจำนวน 3 รอบ
      
2. ทำการจัดเรียงข้อมูลใหม่
   1. คลิกเซลล์ใด ๆ ที่มีข้อมูล
   2. เข้าเมนู Data
   3. เลือก Sort
   4. ตรง Sort by เลือก “No”
   5. คลิกปุ่ม OK
      

จะเห็นว่าเป็นขั้นตอนง่าย ๆ ที่ไม่ต้องเขียนสูตรหรือเขียนโปรแกรมด้วย VBA ช่วยแต่อย่างใด หากต้องการจะแทรกบรรทัดว่าง 5 บรรทัด ก็แค่เพียงทำตามข้อ 1.3 จำนวน 5 รอบก็จะเป็นการแทรกบรรทัดว่าง 5 บรรทัดระหว่างข้อมูลเดิมตามต้องการ

Revised: January 29, 2017 at 07:06

สาเหตุที่ไม่สามารถแทรกแถวหรือคอลัมน์ได้

ปรากฏการณ์อันน่าตระหนกตกใจอย่างยิ่งเมื่อไฟล์ที่เรากำลังทำงานไม่สามารถที่จะแทรกแถวหรือคอลัมน์ได้อีก แต่เราจำอย่างยิ่งอีกเช่นกันที่จะต้องแทรกแถวหรือคอลัมน์

การที่แทรกแถวหรือคอลัมน์ไม่ได้อีกเกิดจากเซลล์บางเซลล์ในแถวหรือคอลัมน์สุดท้ายของแผ่นงานมีอักขระ หรือไม่เป็นเซลล์ว่าง ซึ่งหากเป็นเช่นนี้ Excel จะไม่ยอมให้แทรกแถวหรือคอลัมน์ เพื่อป้องกันความเสียหายของข้อมูล

การที่เซลล์ในแถวหรือคอลัมน์สุดท้ายไม่เป็นเซลล์ว่าง อาจจะเนื่องจากบางคนใช้เทคนิคไปแอบซ่อนค่าใด ๆ ไว้แล้วใช้อ้างอิงในภายหลัง หรือเป็นการให้ค่าโดยไม่ได้ตั้งใจ เช่นเลื่อนไปบรรทัดล่างสุดแล้วไปโดนแป้น Space bar เช่นนี้จะเกิดอักขระซึ่งเป็นค่าวรรคในเซลล์นั้น

วิธีการแก้ไข ถ้าหากเป็นการจงใจคีย์ค่าไว้ก็ให้ทำการย้ายไปในบรรทัดอื่นที่ห่างออกไปจากบรรทัดสุดท้าย โดยให้เพียงพอสำหรับการแทรกในภายหลัง แต่หากไม่ได้จงใจคีย์ค่าใด ๆ ก็ให้คลุมแถวว่างทั้งหมดจนถึงบรรทัดสุดท้ายแล้วกดแป้น Delete และทำเช่นเดียวกันกับคอลัมน์ จากนั้นค่อยทำการแทรกแถวหรือคอลัมน์ตามต้องการต่อไป

แทรกบรรทัดผลรวมสูตรไม่ขยายตามจะทำอย่างไร?

ปกติเมื่อเราแทรกบรรทัดที่เป็นผลรวมแล้วมีการกรอกตัวเลขเพิ่ม จะต้องมาแก้ไขสูตรผลรวมใหม่เพื่อให้รวมบรรทัดที่แทรกด้วยเสมอ ยกตัวอย่างเช่น A1:A5 มีข้่อมูลดังนี้

5
2
3
4
8

และที่ A6 เขียนสูตร

=Sum(A1:A5)

หากเราแทรกที่บรรทัด A6 แล้วคีย์ตัวเลขใด ๆ สูตรใน A7 จะไม่รวมตัวเลขที่เพิ่งคีย์ไปล่าสุด และยังคงแสดงเป็น

=Sum(A1:A5)

แต่ทั้งนี้เราต้องการให้แสดงเป็น

=Sum(A1:A6)

หากต้องการให้สูตรขยายตามและรวมยอดที่คีย์เข้ามาล่าสุดให้ด้วย ต้องแทรกในบรรทัดก่อนบรรทัดยอดรวมเสมอ ซึ่งอาจไม่สะดวกในการทำงานบางงาน และเนื่องจากมีการแทรกบรรทัดเพิ่มเข้ามาแล้วไม่ว่าจะแทรกบรรทัดใด สูตรผลรวมควรจะต้องขยายให้ด้วย เราสามารถแก้ไขสูตรที่ A6 เสียใหม่เป็น

=Sum(Offset(A$1,0,0,Row()-Row(A$1),1))

จะทำให้สูตรขยายให้เสมอเมื่อมีการแทรกบรรทัดครับ