Text to Columns, Import Data และ PivotTable

ข้อมูลในลักษณะที่ไม่พร้อมที่จะนำไปใช้งานในทันทีเช่น ข้อมูลที่เชื่อมกันด้วยอักขระต่าง ๆ และอยู่ในคอลัมน์เดียวแทนที่จะแยกออกเป็นหลายคอลัมน์ หรือข้อมูลที่เป็นตัวเลขแต่จัดเป็นข้อความ หรือข้อมูลที่เป็นวันที่แต่ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความ เป็นต้น ข้อมูล ลักษณะเช่นนี้จำเป็นจะต้องมีการจัดการเสียก่อนจึงจะนำไปใช้งานได้สะดวก รวดเร็ว ทันกับความต้องการ

Video ด้านล่างนี้เป็นการสาธิตการแบ่งข้อมูลที่เชื่อมกันอยู่ในคอลัมน์เดียวแยกเป็นหลายคอลัมน์ การดึงข้อมูลมาจากแหล่งอื่น รวมถึงการเตรียมข้อมูลและการทำรายงานด้วย PivotTable ซึ่งเป็นรายงานหลายมิติ สามารถทีจะพลิกแกนเพื่อสลับมุมมองได้หลากหลาย สรุปเป็นรายงานในมิติต่าง ๆ ตลอดจนใช้เพื่อวิเคราะห์เจาะลึกข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

Video แสดง Text to Columns, Import Data และ PivotTable

สร้าง PivotTable จากข้อมูลหลายชีตที่มีความสัมพันธ์กัน

การสร้างรายงาน PivotTable จากข้อมูลที่อยู่หลายชีตด้วย Excel Version 2013 เป็นต้นไปนั้นไม่เป็นเรื่องยุ่งยากอีกต่อไป เนื่องจากได้เพิ่ม Data Model (ตารางข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน) ให้สะดวกต่อการจัดทำรายงานจากข้อมูลที่อยู่หลาย ๆ แหล่งได้ VDO ด้านล่างนี้แสดงวิธีการทำงานงาน PivotTable จากข้อมูลที่อยู่ในหลายชีต โดยนำข้อมูลเหล่านั้นมาสร้างเป็น Table ที่มีสภาพเป็นตารางที่มีโครงสร้างเหมือน Database ให้สะดวกต่อการนำข้อมูลมาใช้งาน การที่เราจะนำข้อมูลจาก Table ต่าง ๆ มาทำรายงานได้ จำเป็นจะต้องสร้างความสัมพันธ์ให้กับ Table เหล่านั้นเสียก่อน จากนั้นจึงจัดทำรายงาน PivotTable ได้ตามต้องการ

VDO แสดงการทำรายงาน PivotTable จากข้อมูลหลายชีตที่มีสัมพันธ์กัน

การนับจำนวนข้อมูลในตารางตามกลุ่มข้อมูลด้วย PivotTable

สำหรับการนับข้อมูลบางกรณีเช่นข้อมูลตามรูปภาพด้านล่างนี้

จะเห็นว่าตามตามรางด้านบน จะมีกลุ่มตัวเลขที่ซ้ำ ๆ กัน เช่น 144 มีการซ้ำ 3 ครั้ง 525 มีการซ้ำ 3 ครั้ง เป็นต้น หากเราต้องการนับว่า Group 144 มีตัวเลข 52 อยู่กี่จำนวน หรือ Group 525 มีเลข 55 อยู่กี่จำนวน จะค่อนข้างลำบากในการใช้สูตรในการนับ วิธีการที่จะช่วยได้ในการนับตัวเลขตามความต้องการข้างต้น สามารถใช้ PivotTable เข้ามาช่วยได้ครับ โดยทำ PivotTable 2 รอบ

รอบแรกให้ทำ PivotTable แบบ Multiple Consolidation Ranges จากนั้น Double Click ช่องยอดรวมทั้งหมดเพื่อให้โปรแกรมสร้าง Database ออกมาใหม่อีก 1 ชุด และเราใช้ข้อมูลชุดนี้ในการทำ PivotTable อีกครั้งเพื่อนับจำนวนข้อมูลแต่ละ Group ตามต้องการ ดูภาพประกอบด้านล่างครับ