Video ด้านล่างนี้แสดงการนำข้อมูลที่ถูกจัดเก็บเป็นรูปแบบรายงานแต่อยู่ในคอลัมน์เดียว โดย Product จะเยื้องซ้าย ส่วนข้อมูล Quantity ที่เป็นตัวเลขจะเยื้องขวา เราจะนำข้อมูลดังกล่าวแยกออกมาเป็น 2 คอลัมน์ด้วย VBA เพื่อให้แสดงเป็น Database จะได้สะดวกในการนำไปทำรายงานตามต้องการ
⌨ ผู้ใช้งาน Excel ส่วนใหญ่มักจะมีปัญหาการนำข้อมูลไปจัดเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลหรือ Database เพื่อให้เกิดความสะดวกในการนำข้อมูลมาใช้งานในภายหลัง ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลลง Database นั้นไม่สามารถทำได้ด้วยสูตร จำเป็นต้องพึ่งพา VBA เข้ามาจัดการ
Video ด้านล่างนี้แสดงการนำข้อมูลที่ผู้ใช้งานกรอกไปจัดเก็บไว้เป็น Database ด้วย VBA พร้อมทั้งให้หมายเลขลำดับรายการข้อมูลด้วย Code ไม่กี่บรรทัด รวมถึงวิธีการสร้างปุ่มกดเพื่อเรียกใช้งาน Procedure ที่เราเขียนไว้
กรณีที่ต้องทำงานกับข้อมูลที่ถูกแปลงมาเป็นรายงานแล้วนั้น ค่อนข้างจะยุ่งยากลำบากในการนำมาจัดการต่อ ไม่ว่าจะเป็นการค้นหาข้อมูล การจัดเรียง การนำไปแสดงเป็นกราฟ ฯลฯ ในหลายกรณีจึงจำเป็นต้องนำข้อมูลมาเรียงเสียใหม่ให้เป็น Database เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน และในบางครั้งจำเป็นต้องทำการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นทิ้งไปเพื่อให้เหลือเฉพาะข้อมูลที่ต้องการใช้งานเท่านั้น
ยกตัวอย่างมีข้อมูลสัญญาใน Sheet1 ซึ่งมี 4 คอลัมน์ คือ คอลัมน์ที่
ได้ถูกจัดเรียงไปทางขวาจำนวน 8 ชุดข้อมูล ซึ่งต้องการนำมาจัดเรียงใหม่เป็น Database ตาม Sheet2 และต้องการลบบรรทัดที่ค่าเดือนมีค่าเป็นศูนย์ทิ้งไปด้วยดังภาพตัวอย่างด้านล่าง
ภาพตัวอย่างข้อมูลแบบรายงานและข้อมูลหลังแปลงเป็น Database
เราสามารถใช้ VBA ตามด้านล่างมาจัดการได้ครับ
Option Explicit
Sub ReRangeData()
Dim rs As Range, rt As Range
Dim r As Range, rAll As Range
Dim lng As Long, lngLr As Long
Dim i As Integer, c As Integer
Application.ScreenUpdating = False
lngLr = Rows.Count
Worksheets("Sheet1").Range("A1:D1") _
.Copy Worksheets("Sheet2").Range("A1")
With Worksheets("Sheet1")
Set rs = .Range("A2", .Range("A2").End(xlDown))
i = rs.Count
End With
For lng = 1 To 8
With Worksheets("Sheet2")
Set rt = .Range("A" & lngLr).End(xlUp).Offset(1, 0)
rs.Copy rt
Set rs = rs.Offset(0, 1 + c).Resize(, 3)
Set rt = .Range("B" & lngLr).End(xlUp).Offset(1, 0)
rs.Copy rt
Set rAll = .Range("C2").End(xlDown).Offset(-i + 1, 0).Resize(i)
End With
For Each r In rAll
If r = 0 Then
r = ""
End If
Next r
rAll.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Delete
With Worksheets("Sheet1")
Set rs = rs.End(xlToLeft).Resize(i, 1)
End With
c = c + 3
Next lng
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
สำหรับข้อมูลที่อยู่ในฟอร์มเดียวกันแต่แยกเป็นหลาย Sheet และต้องการนำมาต่อกันเป็นฐานข้อมูลใน Sheet เดียวกันนั้น สามารถใช้สูตรทำได้ครับ แต่อาจจะมีวิธีการหลายขั้นตอน ดังจะแสดงตามด้านล่าง
ภาพ Sheet ที่ใช้รวมข้อมูล 
ภาพ Sheet ที่ 1 
ภาพ Sheet ที่ 2 
ภาพ Sheet ที่ 3 
จากภาพด้านบนเป็นการนำข้อมูล Sheet1, 2, 3 มาต่อกัน ให้ทำตามลำดับดังนี้ครับ
จะเห็นว่าการนำข้อมูลจากหลาย ๆ Sheet มาต่อกันนั้น ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปสำหรับพวกเราครับ
