ต้องการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลของทั้งไฟล์จะทำอย่างไร?

ในการเปลี่ยนรูปแบบเซลล์ของ Excel 2003 ไม่ว่าจะสีตัวอักษร สีพื้นหลัง ขีดเส้นใต้ ตัวเอียง ตัวหนา ขนาดตัวอักษร ฯลฯ หากต้องการเปลี่ยนเฉพาะพื้นที่เราสามารถที่จะคลุมพื้นที่เป้าหมายแล้วเลือกกำหนด Format ตามต้องการ แต่กรณีที่เราต้องการเปลี่ยนทีเดียวทั้งไฟล์นั้น เราสามารถที่จะเข้าไปเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็วไม่ต้องเลือกพื้นที่ขึ้นมาก่อน โดยเข้าไปกำหนดตรง Style ได้ครับ โดย

1. เข้าเมนู Format
2. เลือก Style
3. สังเกต Style name: เป็น Normal > คลิก Modify
4. กำหนดรูปแบบตามต้องการ

จากนั้นทดลองคีย์ค่าใด ๆ ลงในไฟล์จะสังเกตเห็นว่าไม่ว่าคีย์ใน Sheet ใด เซลล์ใด รูปแบบจะเป็นไปตามที่เรากำหนดไว้ตามด้านบน แม้เราจะ Clear ค่า Format โดยเข้าเมนู Edit > Clear > All ค่า Style ที่เรากำหนดให้กับ Style name ที่ชื่อ Normal จะยังคงอยู่ครับ ค่า Style ในชื่ออื่นที่มาพร้อมกับ Program หรือที่เราสร้างเองภายหลัง เราสามารถที่จะ Delete ทิ้งไปได้ แต่ Style ที่ชื่อ Normal นี้ไม่สามารถลบทิ้งได้ครับ

การลบ Text Format

ในการนำข้อมูลจากโปรแกรมอื่นเช่น SQL, Oracle, หรือจาก Web เข้ามายัง Excel ในบางครั้งพบว่าจะมีเครื่องหมาย ‘ (เครื่องหมายฝนทอง) ติดมาหน้าตัวอักษรและตัวเลขด้วย เครื่องหมายฝนทองที่อยู่ด้านหน้าสุดนำหน้าอักขระใด ๆ ในเซลล์เช่นนี้ใน Excel ถือว่าเป็นการจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็น Text ครับ ซึ่งเป็นการจัดรูปแบบลักษณะหนึ่ง

กรณีที่เครื่องหมายฝนทองนำหน้าตัวเลขซึ่งมีรูปแบบเป็น Text แต่เราต้องการเปลี่ยนแปลงให้เป็น Number โดยให้ตัวเลขชิดขวาเซลล์ในทันที เราสามารถ Copy เซลล์ว่างที่ไม่มีค่าใด ๆ มา Paste Special > Value > Add ได้ ซึ่งหมายถึงการบวกด้วย 0 นั่นเองครับ

แต่กรณีที่ข้อมูลเดิมเป็นข้อความและมีเครื่องหมายฝนทองนำหน้า (ซึ่งไม่จำเป็นเพราะไม่มีเครื่องหมายฝนทองนำหน้าก็เป็นข้อความอยู่แล้ว) เราสามารถที่จะปลดเครื่องหมายฝนทองไปเสียก็ได้ครับ โดย

1. คลุมคอลัมน์ที่ไม่มีการจัดรูปแบบใด ๆ
2. คลิกขวา > Copy
3. คลุมข้อมูลปลายทาง > คลิกขวา > Paste Special
4. เลือก Format > OK

ดูรูปประกอบตามด้านล่าง



สามารถถาม-ตอบปัญหา Excel ได้ที่ http://www.snasui.com/ ซึ่งสามารถแนบไฟล์แนบภาพได้ครับ

เทคนิคการทำไฟเขียวไฟแดงเพื่อนำเสนอข้อมูล

ในการนำเสนอรายงานด้วย Excel 2003 ให้ดูน่าสนใจ นอกจากจะนำเสนอด้วยกราฟและรูปแบบตัวเลขแล้ว การทำไฟเขียวไฟแดงเพื่อการวิเคราะห์ผลต่างจะทำให้ผู้วิเคราะห์ง่ายต่อการ สังเกต ทั้งผู้ที่ใช้รายงานก็ง่ายต่อการอ่านรายงานนั้นเช่นกัน

วิธีการทำไฟเขียวไฟแดงจำเป็นต้องใช้ Condition Formatting เข้ามาช่วย เพื่อกำหนดสีให้กับอักขระที่เราใช้ให้แตกต่างกันตามเงื่อนไขที่ต้องการ ยกตัวอย่างเช่น

1. หากผลต่างน้อยกว่าหรือเท่ากับ 20 เปอร์เซ็นต์ของแผนงานให้แสดงสีเขียว
2. หากผลต่างมากกว่า 20 เปอร์เซ็นต์และน้อยกว่าหรือเท่ากับ 50 เปอร์เซ็นต์ของแผนงานให้แสดงเป็นสีเหลือง
3. หากผลต่างมากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ของแผนงานให้แสดงเป็นสีแดง

สามารถกำหนดไฟเขียวไฟแดงได้ตามตัวอย่างในภาพด้านล่างครับ

 

วิธีการคือ

1. ที่เซลล์ F2:F7 คีย์อักษร l (แอลเล็ก)
2. เปลี่ยนรูปแบบอักษรเป็น Wingdings
3. ระบายสี F2:F7 เป็นสีดำ
4. เข้าเมนู Fomat > Conditional Formatting > คีย์สูตรและคลิกปุ่ม Format เพื่อกำหนดสีตัวอักษรตามภาพด้านบน

Note: สำหรับการเพิ่มเงื่อนไขมากกว่า 1 เงื่อนไขแต่ไม่เกิน 3 เงื่อนไขให้คลิกที่ปุ่ม Add>>