ตัวอย่างการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลที่จะนำเสนอต่อไปนี้เป็นการใช้ VBA ในการจัดการ ซึ่งเป็นหนึ่งในหลาย ๆ วิธีครับ โดยมีฐานข้อมูลพนักงานอยู่ที่ชีท Database ส่วนชีท Report จะเป็นการดึงรายชื่อของพนักงานมาแสดงตามแผนกที่เลือกในเซลล์ E2 ของชีท Report
หลังจากนำข้อมูลมาวางแล้วก็กำหนดให้จัดรูปแบบให้ด้วยเพื่อให้มีความสวยงามน่าใช้งาน โดยทำการจัดรูปแบบเฉพาะช่วงที่มีข้อมูลเท่านั้น ดูภาพ Database และ Report ตามด้านล่างครับ
ภาพตัวอย่างฐานข้อมูลพนักงาน
ภาพตัวอย่าง Report ที่ต้องการ
ภาพแสดงตัวอย่างการทำงาน
โดยใช้ Code VBA ดังต่อไปนี้
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
If Target.Address = "$E$2" And Target <> "" Then
ShowEmp
ElseIf Target.Address = "$E$2" And Target = "" Then
MsgBox "Please select data."
End If
End Sub
Code ด้านล่างวางที่ Module ปกติOption Explicit
Option Base 1
Sub ShowEmp()
Dim a() As Variant, lng As Long
Dim r As Range, rAll As Range
Dim rt As Range, rl As Long
Application.EnableEvents = False
Application.ScreenUpdating = False
rl = Rows.Count
With Worksheets("Database")
Set rAll = .Range("F2", .Range("F" & rl).End(xlUp))
End With
For Each r In rAll
If r = Worksheets("Report").Range("E2") Then
lng = lng + 1
ReDim Preserve a(5, lng)
a(1, lng) = lng
a(2, lng) = r.Offset(0, -5)
a(3, lng) = r.Offset(0, -4)
a(4, lng) = r.Offset(0, -3)
a(5, lng) = r.Offset(0, -2)
End If
Next r
If lng > 0 Then
With Worksheets("Report")
Set rt = .Range("A5", .Range("E" & lng - 1 + 5))
.Range("A5", .Range("A" & rl).End(xlUp).Offset(0, 4)).ClearContents
.Range("A5:E5").Copy
rt.PasteSpecial xlPasteFormats
rt = Application.Transpose(a)
.Range("B5", .Range("B" & rl).End(xlUp)).NumberFormat = "000000"
.Range(.Range("A4").End(xlDown).Offset(1, 0), .Range("E" & rl)).Clear
.Range("E2").Activate
End With
Else
MsgBox "Data not found."
End If
Application.EnableEvents = True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
ซึ่งมีหลักการทำงานสำคัญ ๆ ดังนี้
- นำเซลล์ E2 ในชีท Report ไปเปรียบเทียบกับค่าในคอลัมน์ F ของชีท Database
- ค่าที่ตรงกันจะเก็บไว้ใน Array
- นำ Array มาวางที่ชีท Report
- จัดรูปแบบให้กับรายงานที่ได้
นอกจากการใช้ Array เข้ามาช่วยแล้ว ทางเลือกอื่นในการเขียน Code เช่น สามารถเลือกเขียน Code ให้ทำ Advanced Filter แล้วเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาแสดงเช่นนี้เป็นต้นครับ
