Video แสดงการให้หมายเลขกับกลุ่มข้อมูล โดยแยกเป็น แบบแรกคือ กลุ่มข้อมูลเดียวกันให้ลำดับที่เริ่มด้วย 1 เป็นต้นไปและเมื่อขึ้นกลุ่มใหม่จะให้หมายเลขลำดับที่เริ่มด้วย 1 ใหม่วนไปจนครบทุกลุ่ม และแบบที่สองคือ กลุ่มเดียวกันให้ลำดับตัวเลขเดียวกัน เมื่อขึ้นกลุ่มใหม่จะให้ลำดับตัวเลขถัดไป
สามารถสอบถามปัญหา Excel และ VBA ได้ที่ snasui.com
Video ด้านล่างนี้ได้อธิบายความหมายของแต่ละฟังก์ชั่นข้างต้น พร้อมสาธิตวิธีการใช้งาน เพื่อเป็นแนวทางในการจัดทำข้อมูลให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว เหมาะกับทุกสาขาอาชีพ
ยกตัวอย่างข้อมูลของเราเป็นข้อมูล Product อยู่ใน 3 ไฟล์ แต่ละไฟล์จะมีข้อมูลอยู่ที่ Sheet2 - Sheet4 ประกอบด้วย Product Name, Quantity และ Amount โดยต้องการจะ Lookup ค่า Product ในเซลล์ A4 ของ Sheet1 ของไฟล์หลัก จาก Sheet2 - Sheet4 ของแต่ละไฟล์ โดยให้สามารถค้นหาได้ทุกคอลัมน์ หากค้นพบให้นำข้อมูล Quantity และ Amount มาวางที่ เซลล์ B4, C4 ของ Sheet1 ของไฟล์หลักตามลำดับ ซึ่งได้มีการกำหนดชื่อไฟล์และชื่อชีตที่จะดึงข้อมูลเอาไว้ล่วงหน้าที่เซลล์ H1:I9 ของ Sheet1 ของไฟล์หลัก
ไฟล์หลัก
ไฟล์ที่ 1
ไฟล์ที่ 2
เราสามารถเขียนสูตรที่เซลล์ B4 ของ Sheet1 ของไฟล์หลัก เพื่อค้นหาค่า Quantity ได้ดังนี้
=VLOOKUP($A4,OFFSET(INDIRECT(INDEX($H$1:$H$9&$I$1:$I$9&"!A2",
MIN(IF(COUNTIF(OFFSET(INDIRECT($H$1:$H$9&$I$1:$I$9&"!A2:A100"),
0,COLUMN($A$1:$O$1)-COLUMN($A$1)),$A4),ROW($I$1:$I$9)-ROW($I$1)+1)))),
0,MATCH(TRUE,COUNTIF(OFFSET(INDIRECT(INDEX($H$1:$H$9&$I$1:$I$9
&"!A2:A100",MIN(IF(COUNTIF(OFFSET(INDIRECT($H$1:$H$9&$I$1:$I$9
&"!A2:A100"),0,COLUMN($A$1:$O$1)-COLUMN($A$1)),$A4),ROW($I$1:$I$9)-
ROW($I$1)+1)))),0,COLUMN($A$1:$O$1)-COLUMN($A$1)),$A4)>0,0)-1,100,3),
COLUMNS($A3:B3),0)
กดแป้นให้รับสูตรด้วย Ctrl+Shift+Enter เนื่องจากเป็นสูตร Array จากนั้น Copy สูตรไปที่ C4 เพื่อให้แสดงค่า Amount สามารถดาวน์โหลดไฟล์ด้านล่างไปศึกษาได้ตามสะดวกครับ
ยกตัวอย่างข้อมูลของเราเป็นข้อมูล Product อยู่ใน Sheet2 - Sheet4 ประกอบด้วย Product Name, Quantity และ Amount โดยต้องการจะ Lookup ค่า Product ในเซลล์ A4 ของ Sheet1 จาก Sheet2 - Sheet4 โดยให้สามารถค้นหาได้ทุกคอลัมน์ หากค้นพบให้นำข้อมูล Quantity และ Amount มาวางที่ เซลล์ B4, C4 ของ Sheet1 ตามลำดับ ซึ่งได้มีการกำหนดชื่อชีตที่จะดึงข้อมูลเอาไว้ล่วงหน้าที่เซลล์ I1:I3 ของ Sheet1
ชีตที่ใช้ Vlookup ดึงข้อมูล
เราสามารถเขียนสูตรที่เซลล์ B4 ของ Sheet1 เพื่อค้นหาค่า Quantity ได้ดังนี้
=VLOOKUP($A4,OFFSET(INDIRECT(INDEX($I$1:$I$3&"!A2",MIN(IF(
COUNTIF(OFFSET(INDIRECT($I$1:$I$3&"!A2:A100"),0,
COLUMN($A$1:$O$1)-COLUMN($A$3)),$A4),ROW($I$1:$I$3)-ROW($I$1)+1)))),
0,MATCH(TRUE,COUNTIF(OFFSET(INDIRECT(
INDEX($I$1:$I$3&"!A2:A100",MIN(IF(COUNTIF(OFFSET(INDIRECT(
$I$1:$I$3&"!A2:A100"),0,COLUMN($A$1:$O$1)-COLUMN($A$3)),$A4),
ROW($I$1:$I$3)-ROW($I$1)+1)))),0,COLUMN($A$1:$O$1)-COLUMN($A$3)),
$A4)>0,0)-1,100,3),COLUMNS($A3:B3),0)
กดแป้นให้รับสูตรด้วย Ctrl+Shift+Enter เนื่องจากเป็นสูตร Array จากนั้น Copy สูตรไปที่ C4 เพื่อให้แสดงค่า Amount สามารถดาวน์โหลดไฟล์ด้านล่างไปศึกษาได้ตามสะดวกครับ
วิธีที่จะนำเสนอต่อไปนี้เป็นวิธีการที่ต้องมีคอลัมน์ช่วยในฐานข้อมูลเพื่อระบุว่าบรรทัดใดเข้าเงื่อนไขและถูกเลือกไปแสดงผล เพียงเพื่อให้เห็นวิธีการแบบง่ายในการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลตามเงื่อนไขที่ต้องการ สะดวกในการศึกษา ประยุกต์ใช้ และปรับปรุงแก้ไขสูตรที่เกี่ยวข้องได้เองในภายหลัง โดยสมมุติตัวอย่างว่าเป็นฐานข้อมูลเกี่ยวกับผลิตสินค้าและต้องการให้ผู้ใช้เลือกแสดงรายงานโดยมี “ปี” และ “เดือน” เป็นเงื่อนไข
ภาพประกอบการแสดงรายงานโดยระบุเงื่อนไขที่ต้องการ
A. กำหนดให้เลือก “ปี” และ “เดือน” โดยไม่ต้องคีย์ลงไปในเซลล์โดยตรง
B. เขียนสูตรเพื่อดึงข้อมูลมาแสดงผล หลังจากเลือก “เดือน” และ “ปี”
=COUNTIFS($B$2:$B$3000,J2,$C$2:$C$3000,J3)=IF(AND(B2=$J$2,C2=$J$3),COUNT(G$1:G1)+1,"")=IF(ROWS(I$6:I6)>$J$4,"",LOOKUP(ROWS(I$6:I6),$G$2:$G$3000,A$2:A$3000))เมื่อเลือก “ปี” และ “เดือน” ที่เซลล์ J2 และ J3 แล้ว จะนำข้อมูลจากฐานข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขมาแสดง
Revised: January 29, 2017 at 07:02
กรณีที่ต้องการสุ่มกลุ่มข้อมูล โดยแต่ละกลุ่มต้องการให้สุ่มมาไม่เท่ากันนั้น สามารถใช้สูตรในการจัดการได้เช่นกัน
ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลที่ A1:B19 แบ่งเป็น 3 กลุ่ม คือ A, B, C แต่ละสมาชิกกลุ่มมีมูลค่ากำกับตามภาพด้านล่าง ต้องการสุ่มโดย
แล้วนำค่าที่ได้จากการสุ่มมารวมกัน
ภาพตัวอย่างข้อมูลที่ต้องการสุ่ม
เราสามารถใช้สูตรในการสุ่มได้ดังนี้ครับ
ภาพแสดงผลลัพธ์ที่ต้องการในช่อง I:J
กรณีที่ต้องการแทรกสัญญลักษณ์ในข้อความต่าง ๆ โดยตำแหน่งการแทรกไม่แน่นอน ทั้งข้อความแวดล้อมตำแหน่งที่ต้องการแทรกไม่เหมือนกันนั้นจะยิ่งยุ่งยากในการแทรกมากขึ้น ทั้งยังไม่สามารถจะใช้การค้นหาและแทนที่มาใช้ได้ครับ
แต่ถึงจะยุ่งยากอย่างไรก็ตามก็ไม่เกินความสามารถของฟังก์ชั่นที่ Excel ได้เตรียมไว้ให้ เพียงแต่ค่อนข้างจะซับซ้อนและต้องทำเป็นสูตร Array ซึ่งจะยกตัวอย่างการแทรกสัญญลักษณ์ “ / “ ในข้อความต้นฉบับเพื่อให้เป็นข้อความใหม่ตามภาพด้านล่าง
จากภาพด้านบนจะเห็นว่าที่เซลล์ A2:A3 นั้นเป็นข้อความที่ประกอบด้วยชื่อคนแจ้งตามด้วยหน้าที่ที่ทำ และเราต้องการแทรก “ / “ ไว้ท้ายชื่อคนแจ้ง โดยมีฐานข้อมูลชื่อคนแจ้งที่เซลล์ A10:A14
เราสามารถทำดังนี้ครับ
ที่เซลล์ B2 คีย์สูตรเพื่อแทรกสัญญลักษณ์หลังชื่อคนแจ้ง
=SUBSTITUTE(A2,INDEX($A$10:$A$14,MATCH(MIN(LEN(SUBSTITUTE(A2,$A$10:$A$14,""))),LEN(SUBSTITUTE(A2,$A$10:$A$14,"")),0)),INDEX($A$10:$A$14,MATCH(MIN(LEN(SUBSTITUTE(A2,$A$10:$A$14,""))),LEN(SUBSTITUTE(A2,$A$10:$A$14,"")),0))&" / ")
Ctrl+Shift+Enter > Copy ไปด้านล่าง ซึ่งการกดแป้นให้รับสูตรต้องกดแป้น Ctrl+Shift ค้างไว้แล้วตามด้วย Enter จะกดแป้น Enter อย่างเดียวไม่ได้ครับ หากกดแป้นถูกต้องจะเห็นเครื่องหมายปีกกาคร่อมสูตร ปีกกานี้จะคีย์เข้าไปเองไม่ได้ การแก้ไขเปลี่ยนแปลงสูตร จะต้องกดให้รับสูตรด้วย Ctrl+Shift+Enter ทุกครั้ง
หลักการของสูตรคือ หาว่ามีข้อมูลในตำแหน่งใดในช่วง A10:A14 อยู่ในข้อความที่ A2 ก็ให้นำค่าในตำแหน่งนั้นมาเชื่อมด้วย “ / “ แล้วเปลี่ยนแทนข้อมูลเดิม
สำหรับการจัดเรียงข้อมูลด้วยสูตรนั้น ประโยชน์ที่ได้คือสามารถลดเวลาในการจัดเรียงข้อมูลกรณีที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลงบ่อย ๆ เนื่องจากข้อมูลถูกจัดเรียงอัตโนมัติตามที่ต้องการ ไม่ต้องทำการจัดเรียงเองทุกครั้งที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลง แต่สูตรที่ใช้เรียงข้อมูลนั้นค่อนข้างยากต่อการทำความเข้าใจเนื่องจากต้องใช้สูตร Array
ตามด้านล่างจะเป็นภาพการเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามากด้วยสูตรเปรียบเทียบกับการเรียงข้อมูลด้วยเมนู Data > Sort
โดยมีวิธีการดังนี้
กรณีต้องการเรียงข้อมูลจากมากไปหาน้อยให้เปลี่ยน Small เป็น Large
หัวข้อนี้น่าจะมีประโยชน์สำหรับคุณครูที่ให้ลำดับคะแนนของนักเรียน เนื่องจากฟังก์ชั่น Rank ที่มากับ Excel สามารถที่จะจัดลำดับคะแนนได้ แต่จะมีข้อจำกัดที่ว่า คะแนนที่เท่ากันจะได้ลำดับเท่ากัน แต่ลำดับคะแนนถัดไปจะถูกข้ามลำดับ ไมได้ Run ลำดับต่อเนื่องกันไป ยกตัวอย่างตามตารางด้านล่าง
| A | B | C | |
| 1 | คะแนน | Rank | ที่ต้องการ |
| 2 | 300 | 1 | 1 |
| 3 | 200 | 2 | 2 |
| 4 | 200 | 2 | 2 |
| 5 | 100 | 4 | 3 |
จากตารางจะเห็นว่าด้วยฟังก์ชั่น Rank จะมีการให้ลำดับข้ามไป คือไม่มีลำดับที่ 3 หากต้องการผลลัพธ์ตามคอลัมน์ B เราสามารถคีย์สูตรที่ B2 เป็น
=Rank($A2,$A$2:$A$5)
Enter > Copy ลงด้านล่าง
แต่หากต้องการผลลัพธ์ที่มีการให้ลำดับต่อเนื่องกันไปเช่นเดียวกับผลลัพธ์ในคอลัมน์ C ที่ C2 คีย์
=MATCH($A2,LARGE(IF(FREQUENCY(MATCH($A$2:$A$5,$A$2:$A$5,0),ROW($A$2:$A$5)-ROW($A$2)+1),$A$2:$A$5),ROW(INDIRECT("1:"&SUM(1/COUNTIF($A$2:$A$5,$A$2:$A$5))))),0)
Ctrl+Shift+Enter > Copy ลงด้านล่าง
สำหรับสูตรนี้ค่อนข้างจะซับซ้อนครับ เนื่องจากว่าเป็นสูตร Array การกดแป้นให้รับสูตรจะต้องกด 3 แป้น โดยกดแป้น Ctrl+Shift ค้างไว้ก่อนแล้วตามด้วย Enter การแก้ไขเปลี่ยนแปลงสูตรจะต้องกดให้รับสูตรด้วย 3 แป้นนี้เสมอ หากว่ากดแป้นถูกต้องจะเห็นเครื่องหมายปีกกาคร่อมสูตร ปีกกานี้จะคีย์เข้าไปไม่ได้ครับ
ความหมายของสูตรคือให้หาว่าค่าใน A2 อยู่ในลำดับที่เท่าไรของช่วงข้อมูลคะแนนที่มีการเรียงลำดับใหม่แล้ว โดยการเรียงลำดับใหม่นี้จะเรียงจากมากไปหาน้อย กรณีค่าในช่วงข้อมูลซ้ำกันจะนำมาใช้แค่เพียงค่าเดียวเพื่อให้ได้คำตอบที่ถูกต้อง
สำหรับข้อมูลที่อยู่ในฟอร์มเดียวกันแต่แยกเป็นหลาย Sheet และต้องการนำมาต่อกันเป็นฐานข้อมูลใน Sheet เดียวกันนั้น สามารถใช้สูตรทำได้ครับ แต่อาจจะมีวิธีการหลายขั้นตอน ดังจะแสดงตามด้านล่าง
ภาพ Sheet ที่ใช้รวมข้อมูล 
ภาพ Sheet ที่ 1 
ภาพ Sheet ที่ 2 
ภาพ Sheet ที่ 3 
จากภาพด้านบนเป็นการนำข้อมูล Sheet1, 2, 3 มาต่อกัน ให้ทำตามลำดับดังนี้ครับ
จะเห็นว่าการนำข้อมูลจากหลาย ๆ Sheet มาต่อกันนั้น ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปสำหรับพวกเราครับ
โดยปกติแล้วฐานข้อมูลที่ควรจะเป็นนั้น ข้อมูลจะต้องเรียงติดกันจากบนลงล่าง ไม่มีบรรทัดว่าง ไม่มีค่าใด ๆ ที่ไม่เกี่ยวกับฐานข้อมูลอยู่ด้านข้างและด้านล่างของฐานข้อมูล เพื่อที่จะนำความสามารถที่มีเช่น PivotTable มาสรุปเป็นรายงานได้อย่างง่าย ๆ
แต่หากว่าข้อมูลมีลักษณะเป็นช่วง ๆ ตามที่เรากำลังพูดถึงอยู่นี้เราก็ยังสามารถสรุปข้อมูลออกมาเป็นรายงานได้เช่นกันครับ แต่สูตรจะยาวและยากแก่การทำความเข้าใจ
จากภาพด้านล่างจะเป็นการสรุปข้อมูลตามที่ต้องการโดยการเลือก Region และ Product โปรแกรมจะแสดงยอดรวม ทั้งแจกแจงรายการทั้งหมดที่ตรงตาม Region และ Product
ภาพตัวอย่างการสรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลที่แบ่งเป็นช่วง ๆ
โดยมีวิธีการและขั้นตอนดังนี้
A. List รายการของ Product ทั้งหมด
B. List รายการ Region ทั้งหมด
C. หาตำแหน่งเซลล์ว่างสุดท้ายในบรรทัดด้านล่างถัดจาก Region ที่เลือกใน E2 ที่ E1 คีย์
=SMALL(IF(A1:A39="",ROW(A1:A39)-ROW(A1)+1),MATCH(E2,G2:G7,0))
Ctrl+Shift+Ener
D. List รายการที่ตรงตามเงื่อนไขทั้ง Region และ Prod ที่เลือกใน E2 และ E3 ตามลำดับ
E. สูตรหายอดรวมรายการที่ตรงตามเงื่อนไขโดยไม่ต้องแจกแจงรายการออกมาก่อน ที่ E4 คีย์
=SUMIF(OFFSET(A2,MATCH(E2,$A$1:$A$39,0),0,E1-MATCH(E2,$A$1:$A$39,0)),E3,OFFSET(B2,MATCH(E2,$A$1:$A$39,0),0,E1-MATCH(E2,$A$1:$A$39,0)))
Enter
กรณีที่เราทำงานกับไฟล์ซึ่งมีการเชื่อมโยงกับไฟล์อื่น หากปิดไฟล์ต้นแหล่งไปแล้ว ทำไมสูตรที่เราเขียนไว้เกิดค่าผิดพลาดขึ้น เช่นติด #Ref! หรือ #Value!
ที่เป็นเช่นนี้เนื่องจากว่าเป็นข้อจำกัดของ Excel ในบางฟังก์ชั่นที่ไม่สามารถใช้กับไฟล์ที่ปิดไปแล้วได้ครับ ฟังก์ชั่นดังกล่าวได้แก่
หากปิดไฟล์ต้นแหล่ง 3 ตัวแรกจะเกิดค่าผิดพลาดเป็น #Value! และ Indirect จะเกิดค่าผิดพลาดเป็น #Ref! ดังนั้นในการใช้สูตรเพื่อหาข้อมูลจากไฟล์อื่นจำเป็นต้องระวังในการใช้สูตร 4 ตัวนี้ข้ามไฟล์ครับ
