การแบ่งข้อมูลเป็นหลายบรรทัดด้วย Justify

ข้อมูลในเซลล์เดียวมีความยาวจนล้นหน้าจอจะเป็นอุปสรรคต่อการอ่านใจความทั้งหมด เราจะแบ่งบรรทัดของข้อมูลให้มีความยาวตามที่เรากำหนดเพื่อให้สะดวกต่อการอ่านได้อย่างไร ❓ VDO ด้านล่างนี้แสดงการแบ่งข้อมูลออกเป็นหลายบรรทัดให้สะดวกต่อการอ่าน สามารถเลือกที่จะกำหนดได้ว่าให้มีความยาวเท่าไร กำหนดซ้ำได้ตามต้องการเพื่อการแสดงผลที่เหมาะกับการอ่านมากที่สุด ข้อจำกัดเพียงประการเดียวคือข้อความที่เรานำมาแบ่งบรรทัดนั้นจะต้องไม่เกิน 255 อักขระครับ

VDO แสดงการแบ่งข้อความออกเป็นหลายบรรทัด

การตัดข้อความออกเป็นหลายบรรทัด

Excel มีความสามารถประการสำคัญที่มักไม่ค่อยได้ใช้งาน อาจจะเป็นเพราะไม่รู้ว่า Excel สามารถทำได้ คือ การตัดข้อมูลที่กรอกมาในเซลล์เดียวหลาย ๆ อักขระ ออกเป็นหลายบรรทัด ซึ่งข้อมูลที่มีกรอกมาในเซลล์เดียวหลายอักขระนั้น ปกติแล้วจะเป็นการ Copy มาจากแหล่งอื่นเช่นจาก Webboard เป็นต้น

ใน 1 เซลล์ของ Excel 2003 แม้สามารถจะบรรจุอักขระได้ถึง 32,767 อักขระ แต่สามารถมองเห็นในเซลล์ได้แค่ 1,024 อักขระเท่านั้น ดังนั้น หากเรามีข้อความที่ยาวมาก จำเป็นจะต้องแบ่งไปในบรรทัดอื่น ๆ เพื่อให้สามารถอ่านได้ง่าย

การแบ่งข้อความนี้เองที่ Excel มีมาให้แต่เราไม่ค่อยได้ใช้ หรืออาจจะไม่ทราบมาก่อนว่าสามารถทำได้ ซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกได้มาก

ยกตัวอย่างเช่น เรา Copy ข้อความในย่อหน้าที่ 2 ด้านบนไปวางในเซลล์ A1

สามารถที่จะแบ่งข้อความเป็นหลายบรรทัดเพื่อให้สามารถอ่านได้ง่ายขึ้นดังนี้

1. คลุมข้อมูจาก A1:D1 เพื่อต้องการแบ่งข้อความจากเซลล์เดียวให้มีความยาว 4 คอลัมน์
2. เข้าเมนู Edit > Filter
3. เลือก Justify > OK

จากการกำหนดตามด้านบน Excel จะทำการแบ่งข้อความให้เราความยาวไม่เกิน 4 คอลัมน์ และจำนวนบรรทัดจะถูกจัดให้เหมาะสมกับข้อความ